Privacyverklaring Hot Networkz

Hot Networkz respecteert uw privacy en stelt de bescherming daarvan te allen tijde voorop. Hot Networkz gaat dan ook zorgvuldig om met de persoonsgegevens en houdt zich aan de wettelijke voorschriften op dit gebied.

Hot Networkz

Hot Networkz is een fieldmarketing bureau met diverse vestigingen verspreid over heel Nederland. Hot Networkz maakt onderdeel uit van de HN Group. Naast Hot Networkz vallen ZSP netwerk en HN Direkt ook onder de HN Group. Het hoofdkantoor van Hot Networkz is gevestigd te Haarlem, aan Kruisweg 41.
Om wederzijds vertrouwen, een duurzame relatie en een transparante samenwerking te realiseren tussen onze opdrachtgevers, de eindconsumenten, onze medewerkers en Hot Networkz, willen wij van Hot Networkz graag onze werkwijze en omgang met uw persoonsgegevens met u delen middels deze privacyverklaring. Deze privacyverklaring heeft enkel betrekking op de relatie tussen u en Hot Networkz.

Doel van verwerking

Hot Networkz is als Verwerker van haar opdrachtgevers verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Zonder de verwerking van de persoonsgegevens kan Hot Networkz niet voldoen aan de afspraken zoals beschreven in de (Verwerkers)overeenkomst gesloten met de opdrachtgevers. Dit betreft Grondslag 1: noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst. De persoonsgegevens worden verwerkt door de Back Office afdeling actief en in dienst van Hot Networkz en gevestigd op het Hoofdkantoor te Haarlem. De derde ontvanger, tevens Verwerkingsverantwoordelijke zijn onze opdrachtgevers.

Hot Networkz is Verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen (toekomstige) medewerkers. Zonder de verwerking van de persoonsgegevens kan een nieuwe medewerker niet in dienst treden bij Hot Networkz. Dit is nodig voor de (pre-) contractuele fase, de uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichting zoals afdrachten loonheffing.

Hot Networkz gebruikt uw persoonsgegevens primair voor het verwerken van uw deelname aan een van onze verkoopacties van een specifieke opdrachtgever of voor eigen (interne) marketing acties zoals het versturen van een nieuwsbrief bij indiensttreding. Ook kunnen we de gegevens gebruiken zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren én om onze boodschap verder te verspreiden. Het kan zijn dat wij wegens (wettelijke) financiële en/of fiscale verplichtingen uw gegevens moeten bewaren. Hot Networkz zal uw persoonsgegevens in de regel niet verstrekken aan derden en alleen aan derden verstrekken in het kader van de hiervoor genoemde activiteiten.

Hot Networkz vindt zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens van groot belang. Dit betekent onder meer dat wij discreet met uw persoonsgegevens omgaan en we enkel de persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Daarnaast maken we gebruik van een software procedure en handhaven wij een privacy beleid. We nemen hierbij alle noodzakelijke beveiligingsmaatregelen in acht om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang en/of tegen diefstal en verwijderen uw persoonsgegevens indien wij deze niet meer nodig achten voor de werkzaamheden.

Dit zijn onder meer:

• Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall;
• TLS (voorheen SSL): wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk;
• Zorgvuldige veiligheidsprocedures voor de bescherming van de verstrekte gegevens, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden zich onbedoeld toegang kunnen verschaffen tot deze gegevens.
  De beveiliging is op een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, noodzakelijk en redelijk is.

Eindconsument

Als u gebruik wilt maken van een van de diensten van onze opdrachtgevers, worden wij geacht een aantal persoonsgegevens van u te noteren. Wij ontvangen uw persoonsgegevens indien u na het gesprek met een van onze promotors op straat zelf instemt om te willen deelnemen aan de actie. Deze gegevens zijn nodig voor het registeren en het verder verwerken van uw deelname. Een aantal gegevens zijn verplicht en een aantal gegevens zijn optioneel op te geven. U bent er ten alle tijden vrij in om te beslissen welke persoonsgegevens u wel of niet wilt opgeven. Enkel willen wij wel met u mededelen dat zonder opgave van de verplichte velden, deelname is uitgesloten.
Stel dat u in het winkelcentrum wordt aangesproken door een van onze promotors die voor De Persgroep Nederland aan het werk is en u geeft aan graag een abonnement te willen van maandag tot en met zaterdag op Het Algemeen Dagblad dan dienen wij bijvoorbeeld uw naam, geslacht en adres te noteren. De krant moet natuurlijk wel op de goede deurmat bezorgd worden.

De persoonsgegevens die Hot Networkz nodig heeft voor het compleet maken van uw deelnamen, zijn de volgende

• Geslacht;
• Voorletters;
• Tussenvoegsel (optioneel);
• Achternaam;
• Geboortedatum (deelname vanaf 18 jaar);
• Straatnaam;
• Huisnummer;
• Postcode;
• Woonplaats;
• Mobiel;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• IBAN;
• Datum;
• Handtekening consument.

Derde partijen waar wij uw persoonsgegevens mee delen, is enkel de partij waar u zich abonnee van wil maken. Met onze opdrachtgevers hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. De Opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn enkel de verwerker van de gegevens.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Hot Networkz verwerkt enkel de gegevens die door u tijdens inschrijving of telefonisch achteraf worden opgegeven. De gegevens zijn voornamelijk standaard gegevens zoals NAW, e-mail adres en een telefoonnummer. Daarnaast worden er ook een aantal gevoelige persoonsgegevens gevraagd zoals bankgegevens en BSN (bij indiensttreding).
Daarnaast registreert Hot Networkz de aan u verstrekte toegangscodes (gebruikersnaam en wachtwoord) in geval u een medewerker van ons bent. Om deze opnieuw te kunnen verstrekken indien u ze onverhoopt vergeet en om misbruik te kunnen opsporen en tegen te gaan.

Concreet gezegd verwerken we uw persoonsgegevens zodat we onder andere:

• U abonnee kunnen maken bij een van onze opdrachtgevers;
• U kunnen laten deelnemen aan een actie van een van onze opdrachtgevers;
• U kunnen registreren in onze app;
• U kunnen laten solliciteren op één van onze vacatures;
• Wij administratie kunnen voeren ten aanzien van uw inzet/ deelname;
• Onze financiële administratie kunnen beheren en zodat we kunnen voldoen aan financiële en fiscale (wettelijke) verplichtingen;
• De kwaliteit van onze dienstverlening kunnen testen en verbeteren, zoals het verkrijgen van inzicht in het functioneren van onze promotors;
• Het Callcenter contact met u kunnen laten opnemen voor de eventuele kwaliteitscontroles;
• Het Recruitment team contact met u kunnen laten opnemen voor een sollicitatie afspraak;
• Het salaris kunnen uitbetalen;
• Interne en externe controles kunnen uitoefenen op onze diensten.

Cookies

Wij verzamelen gegevens aan de hand van cookies op de website. Wij vergaren hiermee het geanonimiseerde bezoekersgedrag, waardoor u in geen enkel geval aan uw websitebezoek gekoppeld kunt worden.
Het is niet verplicht om deze gegevens te verstrekken, maar u helpt ons er heel erg mee wanneer u er wel voor kiest om uw geanonimiseerde gegevens met ons te delen. Wilt u meer weten over het gebruik van cookies en de manier waarop u deze kunt aanpassen of uitschakelen? Lees dan hier onze cookie policy.

Bewaren en beveiligen

Hot Networkz bewaart uw persoonsgegevens gedurende de periode die redelijkerwijs nodig is voor de juiste uitvoering van de overeenkomst. Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Hot Networkz streeft erna om persoonsgegevens te vernietigen zodra deze niet meer nodig zijn om de doelen te realiseren. Sommige gegevens worden bewaard omdat het op grond van financiële en/of fiscale wettelijke verplichting nodig is. In dat geval worden uw gegevens zeven jaar bewaard. Na afloop van deze termijn zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens op zorgvuldige wijze worden verwijderd.

Rechten tot inzage, wijziging en verwijdering

Uiteraard heeft u verschillende rechten. Deze worden hieronder omschreven.

1. U heeft het recht tot inzage, correctie, aanvullen of verwijdering van uw persoonsgegevens.
2. U heeft het recht van verzet. Dit betekent dat u verzet kan aantekenen tegen het gebruik van uw gegevens voor charitatieve doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van uw gegevens voor e-mail marketing.
3. U heeft het recht uw toestemming van verwerking in te trekken.
4. U heeft altijd de mogelijkheid een klacht in te dienen over het verwerken van persoonsgegevens door Hot Networkz in algemene zin, zowel bij Hot Networkz als bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uw rechten kunt u uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@hotnetworkz.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. Hot Networkz. zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren of dit verzoek indienen bij de desbetreffende opdrachtgever waarna zij verantwoordelijk zijn om op uw verzoek te reageren.

Samenvattend

• Wij willen u informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Wij zijn de Verwerker van uw persoonsgegevens in geval uw consument bent;
• Onze opdrachtgevers zijn de Verwerkingsverantwoordelijke;
• Wij verwerken enkel uw gegevens zodat u kan deelnemen aan de acties;
• Wij zijn Verwerkingsverantwoordelijk op het moment dat u (mogelijk) bij ons in dienst treedt;
• Wij verwerken enkel uw persoonsgegevens zodat u kunt deelnemen aan de sollicitatieprocedures en mogelijke indiensttreding;
• Wij gebruiken de persoonsgegevens niet voor overige doeleinden;
• Wij verkopen uw persoonsgegevens niet door aan derden;
• Wij vragen alleen de persoonsgegevens die nodig zijn;
• Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan de wettelijke of in de overeenkomst vastgestelde bewaartermijn;
• U heeft verschillende rechten als het gaat om uw persoonsgegevens.

Afsluiting

Op de website zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of te delen op sociale netwerken. Deze knoppen worden gerealiseerd door een code die wordt aangeleverd door de sociale netwerken. Hot Networkz. heeft geen invloed op de wijze waarop deze platforms met u persoonsgegevens omgaan en draagt hiervoor geen verantwoordelijkheid en aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid.
Hot Networkz behoudt zich het recht voor de privacy verklaring eenzijdig aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd. Altijd de meest recente versie van de privacy verklaring is van toepassing.

Contactgegevens

Voor vragen en/of opmerking kunt u een e-mail sturen naar privacy@hotnetworkz.com